Rentastic - Instrukcja Użytkownika

Wersja: 1.0
Data: Styczeń 2026

Spis treści

  1. Wprowadzenie
  2. Wymagania wstępne
  3. Szybki start
  4. Przegląd interfejsu
  5. Funkcje aplikacji
  6. Typowe scenariusze użycia
  7. Rozwiązywanie problemów i FAQ
  8. Najlepsze praktyki
  9. Wsparcie i kontakt

Wprowadzenie

Czym jest Rentastic?

Rentastic to nowoczesny system zarządzania wypożyczalnią pojazdów, który został zaprojektowany z myślą o łatwości użytkowania i efektywności. Aplikacja pomaga w codziennym zarządzaniu flotą pojazdów, obsłudze klientów oraz automatyzacji procesów wynajmu.

Dla kogo jest Rentastic?

Rentastic został stworzony dla:

  • Małych i średnich wypożyczalni samochodów
  • Firm transportowych wynajmujących pojazdy
  • Przedsiębiorców zarządzających flotą pojazdów
  • Właścicieli prywatnych wypożyczalni

Główne korzyści

  • ✅ Zarządzanie flotą - Pełna kontrola nad wszystkimi pojazdami
  • ✅ Baza klientów - Centralna baza danych klientów indywidualnych i firmowych
  • ✅ Automatyzacja umów - Generowanie umów i protokołów z własnych szablonów
  • ✅ Kalendarz rezerwacji - Przejrzysty widok wszystkich wynajmów
  • ✅ Przypomnienia - Automatyczne powiadomienia o ważnych terminach
  • ✅ Historia zmian - Dziennik aktywności z pełną historią operacji

Wymagania wstępne

Wymagania techniczne

Przeglądarka internetowa:

  • Google Chrome (wersja 90 lub nowsza)
  • Mozilla Firefox (wersja 88 lub nowsza)
  • Safari (wersja 14 lub nowsza)
  • Microsoft Edge (wersja 90 lub nowsza)

Połączenie z internetem:

  • Stabilne połączenie internetowe (minimum 2 Mb/s)

Urządzenia:

  • Komputer stacjonarny lub laptop
  • Tablet (iPad, Android)
  • Smartfon (interfejs responsywny)

Konto i dostęp

Po zalogowaniu do Rentastic jesteś gotowy do pracy. Nie musisz instalować żadnego dodatkowego oprogramowania - wszystko działa w przeglądarce.

Szybki start

Pierwsze kroki w Rentastic

Po zalogowaniu zobaczysz Stronę Główną (Dashboard), która wyświetla najważniejsze informacje o Twojej wypożyczalni.

Krok 1: Dodaj pierwszy pojazd

  1. Kliknij Pojazdy w menu bocznym
  2. Kliknij przycisk + Dodaj pojazd
  3. Wypełnij podstawowe informacje:
    • Marka: np. Toyota
    • Model: np. Corolla
    • Rok produkcji: np. 2020
    • Numer rejestracyjny: np. WA12345
    • Cena wynajmu: np. 150 zł/dobę
    • Kaucja: np. 500 zł
  4. Kliknij Dodaj

✅ Gratulacje! Dodałeś pierwszy pojazd do systemu.

Krok 2: Dodaj pierwszego klienta

  1. Kliknij Klienci w menu bocznym
  2. Kliknij + Dodaj klienta
  3. Wybierz typ klienta: Osoba fizyczna lub Firma
  4. Wypełnij dane:
    • Imię i nazwisko (lub nazwa firmy)
    • Email
    • Telefon
    • Adres (opcjonalnie)
  5. Kliknij Dodaj

Krok 3: Utwórz pierwszą rezerwację

  1. Kliknij Rezerwacje w menu bocznym
  2. Kliknij + Nowa rezerwacja
  3. Wybierz klienta z listy
  4. Wybierz pojazd
  5. Ustaw daty wynajmu (od - do)
  6. Cena zostanie automatycznie wyliczona
  7. Kliknij Utwórz rezerwację

🎉 Właśnie utworzyłeś swoją pierwszą rezerwację!

Przegląd interfejsu

Menu boczne znajduje się po lewej stronie i zawiera wszystkie główne sekcje aplikacji:

Strona główna 🏠

  • Dashboard z podsumowaniem najważniejszych danych

Zarządzanie:

  • Pojazdy 🚗 - Zarządzanie flotą pojazdów
  • Klienci 👥 - Baza danych klientów
  • Rezerwacje 📅 - Kalendarz i lista wynajmów
  • Dziennik aktywności 📊 - Historia wszystkich operacji

System:

  • Ustawienia ⚙️ - Konfiguracja aplikacji
  • Zgłoś błąd 🐛 - Formularz zgłaszania problemów

Dolna część menu:

  • Widget licencji - Pokazuje pozostałe dni licencji
  • Wersja aplikacji - Numer wersji systemu

Górny pasek

W prawym górnym rogu znajdziesz:

  • Powiadomienia 🔔 - Ikona dzwonka z przypomnieniami
  • Menu użytkownika - Twoje konto i możliwość wylogowania

Responsywność

Na urządzeniach mobilnych:

  • Menu boczne zamienia się w rozwijane menu hamburger
  • Tabele dostosowują się do mniejszych ekranów
  • Wszystkie funkcje pozostają dostępne

Funkcje aplikacji

1. Zarządzanie pojazdami

Dodawanie pojazdu

Ścieżka: Pojazdy → + Dodaj pojazd

Wymagane pola:

  • Typ pojazdu - Osobowy, Dostawczy, Ciężarowy, Bus, itp.
  • Marka - Wybierz z listy popularnych marek
  • Model - Wybierz model dla wybranej marki
  • Rok produkcji - Rocznik pojazdu (1000-bieżący rok)

Opcjonalne pola:

  • Nazwa pojazdu - Własna nazwa (domyślnie: Marka + Model)
  • VIN - Numer identyfikacyjny (11-17 znaków)
  • Numer rejestracyjny - Tablica (4-20 znaków)
  • Typ nadwozia - Hatchback, Sedan, SUV, Combi, itp.
  • Kolor - Wybór koloru z palety
  • Wartość pojazdu - Wartość rynkowa (używana w umowach)

Ustawienia wynajmu:

  • Cena wynajmu za dobę - Stawka dzienna w PLN (max 1 000 000)
  • Kaucja - Wysokość kaucji w PLN (max 1 000 000)
  • Limit kilometrów - Dzienny limit (opcjonalnie)
  • Kara za przekroczenie - Stawka za dodatkowy kilometr

Wskazówki:

  • VIN i numer rejestracyjny będą automatycznie zapisane WIELKIMI LITERAMI
  • Jeśli nie podasz nazwy, zostanie utworzona automatycznie
  • Kolor domyślnie jest losowy - możesz go zmienić

Edycja pojazdu

  1. Znajdź pojazd na liście
  2. Kliknij ikonę Edytuj (ołówek) lub kliknij na kartę pojazdu
  3. Zmień wybrane dane
  4. Kliknij Zapisz zmiany

Archiwizacja pojazdu

Jeśli pojazd nie jest już dostępny do wynajmu, ale chcesz zachować jego historię:

  1. Kliknij menu opcji (trzy kropki) na karcie pojazdu
  2. Wybierz Archiwizuj
  3. Pojazd zostanie ukryty z głównej listy

💡 Tip: Zarchiwizowane pojazdy możesz zobaczyć włączając filtr "Pokaż zarchiwizowane"

Usuwanie pojazdu

⚠️ Uwaga: Usunięcie pojazdu jest nieodwracalne!

  1. Kliknij menu opcji (trzy kropki)
  2. Wybierz Usuń
  3. Potwierdź operację

❌ Nie możesz usunąć pojazdu, który ma aktywne rezerwacje

Filtry i wyszukiwanie

  • Pasek wyszukiwania - Wyszukuj po nazwie, marce, modelu lub numerze rejestracyjnym
  • Filtr typu - Osobowy, Dostawczy, Ciężarowy
  • Filtr statusu - Dostępny, Wypożyczony, Zarchiwizowany
  • Filtr koloru - Wyszukaj pojazdy według koloru

2. Zarządzanie klientami

Dodawanie klienta

Ścieżka: Klienci → + Dodaj klienta

Typ klienta:

Osoba fizyczna:

  • Imię ✅ (wymagane)
  • Nazwisko ✅ (wymagane)
  • PESEL (opcjonalnie)
  • Adres
  • Numer prawa jazdy
  • Data wydania prawa jazdy
  • Organ wydający prawo jazdy
  • Numer dowodu osobistego
  • Organ wydający dowód
  • Email
  • Telefon ✅ (wymagany)

Firma:

  • Nazwa firmy ✅ (wymagane)
  • NIP ✅ (wymagany, 10 cyfr dla polskich firm)
  • Imię i nazwisko osoby reprezentującej ✅
  • Email
  • Telefon ✅ (wymagany)
  • Adres
  • PESEL osoby reprezentującej

Klient zagraniczny:

  • Zaznacz checkbox "Klient zagraniczny"
  • Dla firm: NIP/VAT ID może mieć format międzynarodowy
  • Dla osób fizycznych: PESEL nie jest wymagany

Edycja klienta

  1. Znajdź klienta na liście
  2. Kliknij ikonę Edytuj lub kliknij na kartę klienta
  3. Zaktualizuj dane
  4. Kliknij Zapisz zmiany

Podgląd historii klienta

Kliknij na klienta, aby zobaczyć:

  • Wszystkie rezerwacje (przeszłe i przyszłe)
  • Status płatności
  • Dane kontaktowe
  • Historia wynajmów

Archiwizacja i usuwanie

Podobnie jak w przypadku pojazdów:

  • Archiwizuj - Ukryj klienta bez usuwania historii
  • Usuń - Trwałe usunięcie (tylko jeśli brak aktywnych rezerwacji)

3. Rezerwacje

Tworzenie nowej rezerwacji

Ścieżka: Rezerwacje → + Nowa rezerwacja

Krok 1: Dane podstawowe

  1. Wybierz pojazd
    • Wybierz z listy dostępnych pojazdów
    • System automatycznie wczyta cenę wynajmu i kaucję
  2. Wybierz klienta
    • Wybierz istniejącego klienta
    • Lub dodaj nowego bezpośrednio z formularza
  3. Ustaw czas wynajmu
    • Data rozpoczęcia (od kiedy)
    • Data zakończenia (do kiedy)
    • System automatycznie wyliczy liczbę dni

Krok 2: Szczegóły cenowe

Sprawdź i ewentualnie dostosuj:

  • Cena dzienna - Stawka za dobę
  • Całkowita cena - Automatycznie wyliczona (dni × stawka)
  • Kaucja - Wysokość zabezpieczenia
  • Dzienny limit kilometrów - Jeśli obowiązuje
  • Kara za przekroczenie - Stawka za dodatkowy km

Krok 3: Dodatkowe informacje

  • Uwagi - Notatki dotyczące wynajmu
  • Szczegóły kontaktu - Dodatkowe informacje kontaktowe
  1. Kliknij Utwórz rezerwację

Statusy rezerwacji

Rezerwacje mogą mieć różne statusy:

🟢 Zaplanowana - Rezerwacja na przyszłość
🔵 Aktywna - Pojazd obecnie wynajęty
⚫ Zakończona - Wynajem zakończony, pojazd zwrócony
🔴 Anulowana - Rezerwacja anulowana

Widok kalendarza

W sekcji Rezerwacje zobaczysz:

  • Widok kalendarza - Wizualizacja wszystkich wynajmów
  • Widok listy - Tabela z wszystkimi rezerwacjami
  • Filtry - Po statusie, dacie, kliencie lub pojeździe

Edycja rezerwacji

  1. Kliknij na rezerwację w kalendarzu lub liście
  2. Zobaczysz szczegóły wynajmu
  3. Kliknij Edytuj
  4. Zmień wybrane dane
  5. Kliknij Zapisz zmiany

💡 Tip: Możesz edytować daty rezerwacji, ale system sprawdzi czy pojazd jest dostępny w nowym terminie

Anulowanie rezerwacji

  1. Otwórz szczegóły rezerwacji
  2. Kliknij Anuluj rezerwację
  3. Opcjonalnie: Dodaj powód anulowania
  4. Potwierdź

4. Szablony umów i dokumenty

Przesyłanie szablonu umowy

Ścieżka: Ustawienia → Szablony umów → Prześlij szablon

Wymagania:

  • Format: .docx (Microsoft Word)
  • Maksymalny rozmiar: 10 MB
  • Szablon musi zawierać zmienne (placeholder'y)

Obsługiwane zmienne:

Dane firmy:

  • {{COMPANY_NAME}} - Nazwa firmy
  • {{COMPANY_STREET}} - Ulica
  • {{COMPANY_CITY}} - Miasto
  • {{COMPANY_HOUSE_NUMBER}} - Numer domu
  • {{COMPANY_POSTAL_CODE}} - Kod pocztowy
  • {{COMPANY_NIP}} - NIP firmy

Dane klienta:

  • {{CLIENT_FIRST_NAME}} - Imię
  • {{CLIENT_LAST_NAME}} - Nazwisko
  • {{CLIENT_PESEL}} - PESEL
  • {{CLIENT_EMAIL}} - Email
  • {{CLIENT_PHONE_NUMBER}} - Telefon
  • {{CLIENT_ADDRESS}} - Adres
  • {{CLIENT_COMPANY_NAME}} - Nazwa firmy (dla firm)
  • {{CLIENT_COMPANY_NIP}} - NIP firmy (dla firm)
  • {{CLIENT_ID_NUMBER}} - Numer dowodu
  • {{CLIENT_ID_AUTHORITY}} - Organ wydający dowód
  • {{CLIENT_DRIVING_LICENCE_NUMBER}} - Numer prawa jazdy
  • {{CLIENT_DRIVING_LICENCE_AUTHORITY}} - Organ wydający
  • {{CLIENT_DRIVING_LICENCE_RELEASE_DATE}} - Data wydania

Dane pojazdu:

  • {{CAR_BRAND}} - Marka
  • {{CAR_MODEL}} - Model
  • {{CAR_YEAR}} - Rok produkcji
  • {{CAR_REGISTRATION_NUMBER}} - Numer rejestracyjny
  • {{CAR_VIN}} - Numer VIN
  • {{CAR_RENTAL_PRICE}} - Cena wynajmu
  • {{CAR_DEPOSIT}} - Kaucja
  • {{CAR_VALUE}} - Wartość pojazdu

Dane rezerwacji:

  • {{RENTAL_SHORT_ID}} - Krótki identyfikator wynajmu
  • {{RENTAL_START}} - Data rozpoczęcia (dd-MM-yyyy)
  • {{RENTAL_END}} - Data zakończenia (dd-MM-yyyy)
  • {{RENTAL_START_TIME}} - Godzina rozpoczęcia (HH:mm)
  • {{RENTAL_END_TIME}} - Godzina zakończenia (HH:mm)
  • {{RENTAL_LENGTH}} - Długość wynajmu w dniach
  • {{RENTAL_PRICE}} - Całkowita cena
  • {{RENTAL_DEPOSIT}} - Kaucja
  • {{RENTAL_MILEAGE_LIMIT}} - Limit kilometrów
  • {{RENTAL_MILEAGE_LIMIT_PENALTY}} - Kara za przekroczenie
  • {{RENTAL_DAILY_MILEAGE_LIMIT}} - Dzienny limit km
  • {{RENTAL_DAILY_PRICE}} - Cena dzienna
  • {{RENTAL_PAYMENT_METHOD}} - Metoda płatności

Inne:

  • {{CURRENT_DATE}} - Aktualna data (dd.MM.yyyy)

Gotowe przykłady szablonów

W sekcji szablonów znajdziesz karty z przykładowymi szablonami:

📄 Umowa najmu

  • Standardowy szablon umowy wynajmu pojazdu z automatycznym wypełnianiem

📋 Protokół zdawczo-odbiorczy

  • Dokument potwierdzający stan pojazdu przy wydaniu i zwrocie

🔚 Rozwiązanie umowy

  • Szablon dokumentu przedterminowego zakończenia umowy

⚠️ Protokół szkody

  • Formularz dokumentujący uszkodzenia pojazdu

Generowanie umowy

  1. Przejdź do szczegółów rezerwacji
  2. Kliknij zakładkę Umowa wynajmu
  3. Kliknij Wygeneruj umowę
  4. Wybierz szablon z listy
  5. System automatycznie wypełni wszystkie zmienne
  6. Podgląd dokumentu pojawi się na ekranie
  7. Możesz:
    • Zapisz - Zapisz dokument w systemie
    • Pobierz - Pobierz jako plik .docx
    • Anuluj - Powrót bez zapisywania

Protokoły wydania i odbioru

Protokół wydania (Check-in):

  1. Otwórz rezerwację
  2. Przejdź do zakładki Protokół wydania
  3. Wypełnij formularz:
    • Stan licznika (km)
    • Poziom paliwa
    • Stan ogumienia (bieżnik w mm)
    • Opis stanu pojazdu
    • Zdjęcia pojazdu
  4. Zaznacz uszkodzenia na schemacie pojazdu
  5. Kliknij Zapisz protokół

Protokół odbioru (Check-out):

  1. Po zakończeniu wynajmu, otwórz rezerwację
  2. Przejdź do zakładki Protokół odbioru
  3. Wypełnij podobny formularz jak przy wydaniu
  4. System automatycznie porówna stan początkowy i końcowy
  5. Jeśli przekroczono limit km, system wyliczy dopłatę
  6. Zapisz protokół

💡 Tip: Protokoły można pobrać jako PDF lub wysłać email do klienta

Podgląd i pobieranie dokumentów

Wszystkie wygenerowane dokumenty są dostępne:

  • W szczegółach rezerwacji
  • Można je pobrać ponownie w każdej chwili
  • Dokumenty są zablokowane i nie można ich edytować po zapisaniu

5. Przypomnienia

Przypomnienia pomagają nie zapominać o ważnych terminach związanych z pojazdami.

Dodawanie przypomnienia

Ścieżka: Ikona dzwonka (górny pasek) → + Dodaj przypomnienie

Typy przypomnień:

🛠️ Serwis / Przegląd pojazdu

  • Automatycznie wypełniane pola dla przeglądu technicznego

🛡️ Ubezpieczenie

  • Przypomnienie o odnowieniu polisy

✏️ Niestandardowe

  • Dowolny tytuł i opis

Formularz przypomnienia:

  1. Pojazd ✅ (wymagany)
    • Wybierz pojazd z listy
  2. Tytuł (opcjonalnie)
    • Krótki opis przypomnienia
  3. Opis (opcjonalnie)
    • Szczegółowe informacje
  4. Data przypomnienia ✅ (wymagana)
    • Kiedy chcesz zostać przypomniany
    • Data nie może być w przeszłości
  5. Powtarzanie (opcjonalnie)
    • Zaznacz "Przypomnienie cykliczne"
    • Wybierz interwał: dzień, tydzień, miesiąc, rok
    • Podaj co ile: np. co 1 miesiąc, co 6 miesięcy

Zarządzanie przypomnieniami

Widok przypomnień:

W panelu przypomnień (ikona dzwonka) zobaczysz:

  • 🔴 Przeterminowane - Przypomnienia po terminie
  • 🟠 Nadchodzące - Przypomnienia w ciągu 7 dni
  • 🟢 Przyszłe - Przypomnienia za więcej niż 7 dni

Akcje:

✅ Oznacz jako ukończone

  • Kliknij ikonę ✓ obok przypomnienia
  • Dla cyklicznych: Utworzy nowe na następny termin
  • Dla jednorazowych: Oznaczy jako nieaktywne

🔄 Przywróć

  • Przywróć przypadkowo ukończone przypomnienie

✏️ Edytuj

  • Zmień datę, tytuł lub opis

🗑️ Usuń

  • Trwałe usunięcie przypomnienia

Powiadomienia

  • Powiadomienia pojawiają się dzień przed terminem
  • Ikona dzwonka zmienia się na animowaną 🔔
  • Czerwona kropka oznacza nieprzeczytane przypomnienia

💡 Tip: Regularnie sprawdzaj przypomnienia, aby nie przegapić ważnych terminów

6. Dziennik aktywności

Dziennik aktywności to pełna historia wszystkich operacji wykonanych w systemie.

Ścieżka: Dziennik aktywności (menu boczne)

Co rejestruje dziennik?

Dziennik zapisuje wszystkie operacje na:

  • ✅ Pojazdach (dodanie, edycja, usunięcie)
  • ✅ Klientach (dodanie, edycja, usunięcie)
  • ✅ Rezerwacjach (utworzenie, modyfikacja, anulowanie)
  • ✅ Przypomnieniach (utworzenie, edycja, usunięcie)
  • ✅ Protokołach (utworzenie protokołów wydania i odbioru)

Informacje w dzienniku

Każdy wpis zawiera:

  • Data i czas - Kiedy operacja została wykonana
  • Użytkownik - Kto wykonał operację
  • Akcja - Co zostało zrobione (Utworzono, Zaktualizowano, Usunięto)
  • Tabela - Którego elementu dotyczy (Pojazd, Klient, Wynajem)
  • ID rekordu - Identyfikator elementu

Filtry

  • Filtr po akcji - Wszystkie, Utworzono, Zaktualizowano, Usunięto
  • Filtr po użytkowniku - Wybierz konkretnego członka zespołu
  • Wyszukiwanie - Szukaj po dowolnym tekście

Paginacja

  • Dziennik wyświetla 30 wpisów na stronę
  • Nawiguj między stronami przyciskami "Poprzednia" / "Następna"
  • Zobacz całkowitą liczbę wpisów na dole strony

Przechodzenie do szczegółów

Kliknij ikonę strzałki ➡️ obok wpisu, aby:

  • Przejść do szczegółów pojazdu
  • Otworzyć profil klienta
  • Zobaczyć szczegóły rezerwacji

💡 Tip: Dziennik aktywności wymaga aktywnej licencji z opcją "Historia firmy"

7. Ustawienia

Ścieżka: Ustawienia (menu boczne)

Ustawienia organizacji

Dane firmy:

  • Nazwa firmy
  • NIP
  • Adres:
    • Ulica
    • Numer domu
    • Kod pocztowy
    • Miasto
  • Numer telefonu

Edycja danych:

  1. Przejdź do zakładki Ustawienia organizacji
  2. Zmień wybrane pola
  3. Kliknij Zapisz zmiany

Członkowie organizacji

Zarządzaj dostępem do systemu dla swojego zespołu.

Dodawanie nowego członka:

  1. Przejdź do zakładki Członkowie organizacji
  2. Kliknij Zaproś członka
  3. Wprowadź adres email
  4. Wybierz rolę (jeśli dostępne różne role)
  5. Kliknij Wyślij zaproszenie
  6. Nowy użytkownik otrzyma email z linkiem do aktywacji

Usuwanie członka:

  1. Znajdź użytkownika na liście
  2. Kliknij menu opcji (trzy kropki)
  3. Wybierz Usuń
  4. Potwierdź operację

⚠️ Uwaga: Tylko właściciel firmy może dodawać i usuwać członków zespołu

Ustawienia konta

Zmiana hasła:

  1. Przejdź do zakładki Ustawienia konta
  2. Kliknij Zmień hasło
  3. Wprowadź obecne hasło
  4. Wprowadź nowe hasło (minimum 8 znaków)
  5. Potwierdź nowe hasło
  6. Kliknij Zapisz

Dane osobiste:

  • Możesz zaktualizować swoje dane kontaktowe
  • Zmień email (wymaga potwierdzenia)

Licencja

Informacje o licencji:

W zakładce Licencja zobaczysz:

  • Status licencji - Aktywna, Wygasająca, Wygasła
  • Data ważności - Do kiedy obowiązuje licencja
  • Pozostałe dni - Licznik dni do wygaśnięcia
  • Wykorzystanie limitów - Pasek postępu dla każdego limitu:
    • Pojazdy
    • Klienci
    • Rezerwacje (miesięcznie)
    • Członkowie zespołu
    • Grupy pojazdów
    • Zgłoszenia usterek
    • Dodatkowe usługi
    • Rozmiar plików

Wskaźniki statusu:

  • 🟢 Zielony - Licencja aktywna (>30 dni)
  • 🟡 Żółty - Licencja wygasa (≤30 dni)
  • 🔴 Czerwony - Licencja wygasła

Co zrobić gdy licencja wygasa:

  1. Skontaktuj się z nami:
    • 📧 Email: kontakt@smolnatech.pl
    • 📞 Telefon: +48 123 456 789
    • 💬 Messenger: facebook.com/rentastic
  2. Omówimy przedłużenie lub zmianę planu
  3. Licencja zostanie odnowiona

Typowe scenariusze użycia

Scenariusz 1: Kompletny proces wynajmu

Krok po kroku:

  1. Klient dzwoni z zapytaniem

    • Sprawdź dostępność pojazdu w kalendarzu
    • Podaj cenę wynajmu

  2. Utworzenie rezerwacji

    • Dodaj klienta do bazy (jeśli nowy)
    • Utwórz rezerwację z odpowiednimi datami
    • System obliczy cenę

  3. Przed wydaniem pojazdu

    • Przygotuj umowę wynajmu (wygeneruj z szablonu)
    • Wydrukuj umowę
    • Podpisz z klientem

  4. Wydanie pojazdu

    • Utwórz protokół wydania
    • Zrób zdjęcia pojazdu
    • Zaznacz istniejące uszkodzenia na schemacie
    • Zapisz stan licznika i paliwa
    • Zapisz protokół

  5. Podczas wynajmu

    • Status rezerwacji: AKTYWNA
    • Pojazd jest oznaczony jako wypożyczony
    • Możesz śledzić termin zwrotu

  6. Odbiór pojazdu

    • Utwórz protokół odbioru
    • Porównaj stan z protokołem wydania
    • Sprawdź przebieg (system obliczy ewentualną dopłatę)
    • Zapisz protokół

  7. Zakończenie wynajmu

    • Status rezerwacji: ZAKOŃCZONA
    • Pojazd znów dostępny do wynajmu
    • Historia zachowana w systemie

Scenariusz 2: Zarządzanie przeglądem technicznym

  1. Ustaw przypomnienie

    • Przejdź do Przypomnień
    • Dodaj przypomnienie typu "Serwis / Przegląd"
    • Wybierz pojazd
    • Ustaw datę na 2 tygodnie przed wygaśnięciem przeglądu
    • Zaznacz jako cykliczne (co 12 miesięcy)

  2. Gdy nadejdzie termin

    • Otrzymasz powiadomienie
    • Umów pojazd w stacji diagnostycznej
    • Po przeglądzie oznacz przypomnienie jako ukończone
    • System automatycznie utworzy następne za rok

Scenariusz 3: Obsługa klienta firmowego

  1. Dodanie klienta biznesowego

    • Wybierz typ: Firma
    • Wprowadź NIP (10 cyfr)
    • Podaj nazwę firmy
    • Dodaj dane osoby reprezentującej

  2. Dane w umowie

    • System automatycznie użyje nazwy firmy i NIP-u
    • W umowie pojawią się dane firmowe
    • Osoba reprezentująca będzie wskazana jako podpisujący

  3. Faktura VAT

    • W protokole odbioru zapisana jest nazwa firmy i NIP
    • Możesz wyeksportować dane do systemu fakturowania

Scenariusz 4: Monitoring wykorzystania licencji

  1. Sprawdzenie limitów

    • Przejdź do Ustawienia → Licencja
    • Zobacz paski postępu dla każdego limitu
    • Przykład: 15/20 pojazdów = 75% wykorzystania

  2. Zbliżasz się do limitu

    • System wyświetli komunikat: "Zaraz, zaraz! 🐴"
    • Możesz:
      • Zarchiwizować nieużywane pojazdy
      • Lub skontaktować się z supportem w celu zwiększenia limitu

  3. Przekroczenie limitu

    • Nie będziesz mógł dodać nowych elementów
    • Modal z informacją o limicie
    • Kontakt do negocjacji nowych warunków

Rozwiązywanie problemów i FAQ

Logowanie i dostęp

Q: Zapomniałem hasła. Co robić?

A:

  1. Na stronie logowania kliknij "Nie pamiętasz hasła?"
  2. Wprowadź swój adres email
  3. Sprawdź skrzynkę email
  4. Kliknij link w wiadomości
  5. Ustaw nowe hasło

Q: Link resetujący hasło nie działa

A:

  • Link jest ważny przez 1 godzinę
  • Sprawdź folder SPAM
  • Upewnij się, że używasz najnowszego linku
  • Jeśli nie działa, wygeneruj nowy link

Q: Nie mogę się zalogować mimo poprawnego hasła

A:

  • Sprawdź czy Caps Lock nie jest włączony
  • Upewnij się, że email jest poprawny
  • Wyczyść cache przeglądarki
  • Spróbuj w trybie incognito

Pojazdy

Q: Nie mogę dodać pojazdu - przekroczono limit

A: Twoja licencja osiągnęła limit pojazdów. Możesz:

  1. Zarchiwizować nieużywane pojazdy
  2. Skontaktować się z supportem w celu zwiększenia limitu
  3. Rozważyć upgrade planu licencyjnego

Q: Jak zmienić kolor pojazdu?

A:

  1. Edytuj pojazd
  2. Kliknij w pole koloru
  3. Wybierz nowy kolor z palety
  4. Zapisz zmiany

Q: Co się stanie z pojazdami po usunięciu?

A:

  • Usunięcie jest trwałe i nieodwracalne
  • Nie możesz usunąć pojazdu z aktywnymi rezerwacjami
  • Lepiej użyj funkcji archiwizacji

Klienci

Q: Klient ma polskie i zagraniczne NIP - co wpisać?

A:

  1. Zaznacz checkbox "Klient zagraniczny"
  2. W polu NIP/VAT ID wpisz międzynarodowy identyfikator
  3. System zaakceptuje różne formaty NIP-u

Q: Jak połączyć duplikaty klientów?

A: Obecnie nie ma automatycznego łączenia. Musisz:

  1. Wybrać jeden profil jako główny
  2. Ręcznie przenieść rezerwacje (edytując je)
  3. Usunąć duplikat

Q: Klient nie ma wszystkich danych - czy mogę go dodać?

A: Tak! Wymagane są tylko:

  • Imię i nazwisko (lub nazwa firmy)
  • Telefon
  • Dla firm dodatkowo: NIP

Pozostałe dane możesz uzupełnić później.

Rezerwacje

Q: Pojazd pokazuje się jako wypożyczony mimo zwrotu

A:

  1. Sprawdź status rezerwacji
  2. Zmień status na "Zakończona"
  3. Upewnij się, że data zakończenia jest w przeszłości

Q: Czy mogę mieć nakładające się rezerwacje?

A: Nie. System nie pozwoli utworzyć rezerwacji, jeśli pojazd jest już zarezerwowany w danym okresie.

Q: Klient chce przedłużyć wynajem

A:

  1. Edytuj istniejącą rezerwację
  2. Zmień datę zakończenia
  3. System przeliczy cenę
  4. Zapisz zmiany

Q: Jak anulować rezerwację?

A:

  1. Otwórz szczegóły rezerwacji
  2. Kliknij "Anuluj rezerwację"
  3. Opcjonalnie dodaj powód
  4. Potwierdź

Umowy i dokumenty

Q: Przesłany szablon nie działa

A: Sprawdź czy:

  • Plik jest w formacie .docx (nie .doc ani .pdf)
  • Rozmiar nie przekracza 10 MB
  • Zmienne są zapisane dokładnie jak w dokumentacji: {{ZMIENNA}}
  • Brak polskich znaków w nazwach zmiennych

Q: Niektóre zmienne są puste w umowie

A: To normalne jeśli:

  • Klient nie ma wszystkich danych (np. brak PESEL)
  • Pojazd nie ma pewnych informacji (np. VIN)
  • Uzupełnij brakujące dane w profilu klienta/pojazdu

Q: Czy mogę edytować wygenerowaną umowę?

A: Nie. Wygenerowane umowy są zablokowane, aby zachować spójność. Możesz:

  1. Wygenerować nową umowę
  2. Lub pobrać dokument i edytować lokalnie

Q: Jak wysłać umowę email do klienta?

A: Obecnie musisz:

  1. Pobrać wygenerowaną umowę
  2. Wysłać ją ręcznie ze swojego klienta email

Przypomnienia

Q: Nie dostaję powiadomień o przypomnieniach

A:

  • Sprawdź czy masz włączone powiadomienia w przeglądarce
  • Powiadomienia pojawiają się dzień przed terminem
  • Sprawdź dzwonek w górnym pasku (tam są wszystkie przypomnienia)

Q: Przypadkowo oznaczyłem przypomnienie jako ukończone

A:

  1. Otwórz panel przypomnień
  2. Włącz "Pokaż ukończone"
  3. Znajdź przypomnienie
  4. Kliknij "Przywróć"

Q: Cykliczne przypomnienie nie utworzyło się automatycznie

A: Cykliczne przypomnienie tworzy następną instancję tylko gdy:

  • Oznaczysz je jako ukończone
  • Nie usuniesz go
  • Data jest w przyszłości

Problemy techniczne

Q: Strona się nie ładuje

A:

  1. Sprawdź połączenie z internetem
  2. Odśwież stronę (F5 lub Ctrl+R)
  3. Wyczyść cache przeglądarki
  4. Spróbuj w innej przeglądarce
  5. Skontaktuj się z supportem jeśli problem występuje

Q: Zmiany nie są zapisywane

A:

  • Sprawdź czy na formularzu nie ma błędów walidacji (czerwone komunikaty)
  • Upewnij się, że wypełniłeś wszystkie wymagane pola
  • Sprawdź połączenie z internetem
  • Poczekaj na komunikat potwierdzający

Q: Aplikacja działa wolno

A:

  • Zamknij inne zakładki przeglądarki
  • Sprawdź prędkość internetu
  • Wyczyść cache przeglądarki
  • Wyloguj się i zaloguj ponownie

Najlepsze praktyki

Organizacja danych

✅ Regularnie aktualizuj dane

  • Uzupełniaj brakujące informacje o klientach
  • Aktualizuj stany liczników w protokołach
  • Zapisuj wszystkie istotne uwagi w rezerwacjach

✅ Używaj spójnego nazewnictwa

  • Trzymaj się jednej konwencji dla nazw pojazdów
  • Np. zawsze: "Marka Model Rok" lub "Numer rejestracyjny"

✅ Archiwizuj zamiast usuwać

  • Zachowuj historię dla celów księgowych
  • Zarchiwizowane elementy nie liczą się do limitu licencji

Bezpieczeństwo

🔒 Silne hasła

  • Minimum 8 znaków
  • Wielkie i małe litery
  • Cyfry i znaki specjalne
  • Nie używaj tego samego hasła co gdzie indziej

🔒 Bezpieczne logowanie

  • Wylogowuj się po zakończeniu pracy
  • Nie udostępniaj swojego hasła
  • Nie zostawiaj otwartej sesji na wspólnym komputerze

🔒 Zarządzanie zespołem

  • Usuń dostęp dla byłych pracowników natychmiast
  • Regularnie przeglądaj listę członków zespołu
  • Przydzielaj tylko niezbędne uprawnienia

Efektywność pracy

⚡ Skróty klawiszowe

  • Ctrl/Cmd + B - Otwórz/zamknij menu boczne
  • Tab - Przechodzenie między polami formularza
  • Enter - Zapisz formularz (w większości przypadków)

⚡ Wykorzystuj filtry

  • Zamiast przewijać długie listy, użyj wyszukiwania
  • Zapisuj często używane filtry

⚡ Szablony i automatyzacja

  • Przygotuj szablony umów z wyprzedzeniem
  • Ustaw przypomnienia cykliczne dla powtarzalnych zadań
  • Wykorzystaj automatyczne wyliczanie cen

Dbałość o dokumentację

📋 Protokoły wydania i odbioru

  • Zawsze rób zdjęcia pojazdu
  • Dokładnie opisuj istniejące uszkodzenia
  • Sprawdzaj stan licznika i paliwa

📋 Umowy

  • Generuj umowy przed wydaniem pojazdu
  • Zachowaj kopie wszystkich podpisanych umów
  • Regularnie aktualizuj szablony zgodnie z przepisami

📋 Notatki

  • Zapisuj istotne informacje w polu "Uwagi" rezerwacji
  • Dokumentuj nietypowe sytuacje
  • Notuj komunikację z klientem

Monitoring i planowanie

📊 Regularnie sprawdzaj

  • Dashboard - szybki przegląd sytuacji
  • Przychodzące rezerwacje - planuj dostępność
  • Przypomnienia - nie przegap ważnych terminów
  • Limity licencji - przewiduj potrzeby

📊 Analiza

  • Sprawdzaj historię rezerwacji pojazdów
  • Identyfikuj najpopularniejsze modele
  • Monitoruj sezonowość wynajmów

Wsparcie i kontakt

Jak uzyskać pomoc?

1. Dokumentacja i FAQ

  • Przeczytaj ten dokument
  • Sprawdź sekcję FAQ powyżej

2. Zgłoś błąd w aplikacji

  • Kliknij "Zgłoś błąd" w menu bocznym
  • Opisz problem szczegółowo
  • Załącz zrzuty ekranu jeśli możliwe
  • Otrzymasz odpowiedź w ciągu 24-48h

3. Bezpośredni kontakt

📧 Email: kontakt@smolnatech.pl

  • Czas odpowiedzi: do 24h w dni robocze
  • Najlepszy dla szczegółowych zapytań

📞 Telefon: +48 123 456 789

  • Poniedziałek - Piątek: 9:00 - 17:00
  • Dla pilnych spraw

💬 Facebook Messenger: facebook.com/rentastic

  • Szybka pomoc online
  • Chat na żywo w godzinach pracy

Co podać w zgłoszeniu?

Aby przyspieszyć rozwiązanie problemu, podaj:

  • ✅ Opis problemu (co się stało?)
  • ✅ Kroki do odtworzenia (jak wywołać błąd?)
  • ✅ Oczekiwane zachowanie (co powinno się stać?)
  • ✅ Faktyczne zachowanie (co się stało?)
  • ✅ Przeglądarka i system operacyjny
  • ✅ Zrzuty ekranu (jeśli możliwe)

Feedback i propozycje

Masz pomysł na nową funkcję? Chcesz coś ulepszyć?

Podziel się z nami:

  • Użyj formularza "Zgłoś błąd" (można też zgłaszać sugestie)
  • Napisz na kontakt@smolnatech.pl
  • Regularnie wprowadzamy ulepszenia na podstawie opinii użytkowników

Informacje dodatkowe

Polityka prywatności

Twoje dane są bezpieczne:

  • ✅ Szyfrowane połączenie (HTTPS)
  • ✅ Regularne kopie zapasowe
  • ✅ Zgodność z RODO
  • ✅ Dane przechowywane w Europie

Aktualizacje

  • System aktualizuje się automatycznie
  • Nowe funkcje dodawane regularnie
  • O ważnych zmianach informujemy przez email
  • Sprawdź numer wersji na dole menu bocznego

Dla zaawansowanych

Skróty developerskie:

  • Możesz sprawdzić wersję aplikacji w dolnej części menu
  • ID commit-a pozwala precyzyjnie określić wersję
  • Przydatne przy zgłaszaniu błędów

Podsumowanie

Rentastic to kompleksowe narzędzie do zarządzania wypożyczalnią pojazdów, które:

✨ Oszczędza czas - Automatyzacja umów i dokumentów
✨ Organizuje pracę - Wszystko w jednym miejscu
✨ Zapobiega błędom - Przypomnienia i walidacja danych
✨ Ułatwia rozwój - Skalowalne limity licencyjne
✨ Daje kontrolę - Pełna historia operacji

Mamy nadzieję, że ta instrukcja pomoże Ci w pełni wykorzystać potencjał aplikacji!

Powodzenia w zarządzaniu wypożyczalnią! 🚗

Jeśli masz pytania, zawsze jesteśmy do Twojej dyspozycji.

© 2026 Rentastic. Wszelkie prawa zastrzeżone.